Pierwsze 72 godziny - dlaczego są krytyczne
Śmierć właściciela lub kluczowego wspólnika uruchamia lawinę pilnych spraw. Bank może zablokować dostęp do rachunków. Kontrahenci oczekują realizacji umów. Pracownicy potrzebują wynagrodzeń. ZUS i urząd skarbowy nie czekają na rozstrzygnięcie spraw spadkowych.
W tym czasie spadkobiercy często nie mają jeszcze potwierdzenia swoich praw - postępowanie spadkowe trwa. A nawet jeśli są znani, mogą nie mieć wiedzy, doświadczenia ani uprawnień do prowadzenia firmy.
Dlatego pierwsze 72 godziny są krytyczne. To, czy firma przetrwa ten okres bez poważnych strat, zależy w dużej mierze od tego, co zostało ustalone wcześniej.
Kto podpisuje, kto płaci, kto decyduje
Podstawowe pytania, na które warto mieć odpowiedź zawczasu, dotyczą reprezentacji i dostępów.
Kto może podpisywać dokumenty w imieniu spółki, gdy zabraknie właściciela? Czy jest ustanowiona prokura lub pełnomocnictwa? Czy są aktualne i wystarczająco szerokie?
Kto ma dostęp do bankowości i może zatwierdzać przelewy? Wiele firm ma ustawione podwójne autoryzacje lub limity, które wymagają podpisu właściciela. Bez wcześniejszego przygotowania nawet wypłata wynagrodzeń może być niemożliwa.
Kto podejmuje decyzje operacyjne - o zamówieniach, kontraktach, zatrudnieniu? Czy jest plan zastępstwa, czy ktoś zna priorytety i zasady działania?
Co dzieje się z udziałami po śmierci wspólnika
Udziały lub akcje w spółce wchodzą do spadku i podlegają dziedziczeniu. Ale to, czy spadkobiercy staną się wspólnikami, zależy od treści umowy spółki. Wiele umów zawiera ograniczenia - wymóg zgody pozostałych wspólników, prawo pierwokupu, a nawet automatyczne umorzenie udziałów.
Jeśli umowa spółki nie reguluje tych kwestii, zastosowanie mają przepisy kodeksowe - które mogą nie odpowiadać interesom ani rodziny, ani firmy. Spadkobiercy mogą stać się wspólnikami bez kompetencji do prowadzenia biznesu. Albo odwrotnie - mogą zostać pozbawieni udziałów bez odpowiedniej rekompensaty.
Dlatego warto zawczasu przejrzeć umowę spółki i zastanowić się, czy jej postanowienia są optymalne z perspektywy sukcesji.
Jeśli chcesz uporządkować zasady na wypadek Twojej nieobecności w firmie - czy to czasowej, czy trwałej - możemy pomóc. Podczas konsultacji przeanalizujemy strukturę Twojej firmy, zidentyfikujemy ryzyka i pomożemy ustalić jasne zasady, które zapewnią ciągłość działania.
Minimalny plan awaryjny
Nawet jeśli pełne uporządkowanie sukcesji wymaga czasu, warto mieć przynajmniej minimalny plan awaryjny. Obejmuje on kilka elementów.
Po pierwsze, wyznaczenie osoby, która przejmie stery operacyjnie w pierwszych dniach - i upewnienie się, że ta osoba wie, co robić.
Po drugie, zapewnienie ciągłości płatności - dostępy do bankowości, limity autoryzacji, lista priorytetowych zobowiązań.
Po trzecie, uporządkowanie dokumentacji - gdzie są umowy, hasła, kontakty do kluczowych osób, dane do systemów.
Po czwarte, przygotowanie komunikacji kryzysowej - kto informuje zespół, klientów, bank, i co mówi w pierwszym komunikacie.
Sukcesja jako proces, nie jednorazowe działanie
Plan awaryjny to minimum, ale prawdziwa sukcesja to proces rozłożony w czasie. Obejmuje stopniowe przekazywanie wiedzy, kompetencji i odpowiedzialności. Budowanie struktur, które nie są zależne od jednej osoby. Testowanie rozwiązań w praktyce.
Najlepiej przeprowadzona sukcesja to taka, o której nikt nie mówi - bo firma działa normalnie niezależnie od tego, co przydarzy się właścicielowi. To wymaga lat przygotowań, ale każdy krok w tym kierunku zwiększa bezpieczeństwo firmy i spokój właściciela.